Den Weg frei machen für die Zukunft
Wie 50 Jahre Bestandsdaten strukturiert wurden, um den digitalen Neustart zu ermöglichen.
Der Wechsel auf eine moderne Plattform wie Scalara ist für jede Hausverwaltung ein Meilenstein. Doch der Erfolg hängt entscheidend davon ab, wie sauber die Brücke zwischen den alten Listen und dem neuen System gebaut wird.
Die Ausgangslage: Respekt vor der Daten-Migration
Die Hausverwaltung Kneis, ein traditionsreiches Familienunternehmen am Chiemsee mit über 500 Wohneinheiten, stand vor dieser Herausforderung. Fünf Jahrzehnte Unternehmensgeschichte bedeuteten einen enormen Bestand an Stammdaten: Eigentümerlisten, Telefonnummern und Adressen, die über die Jahre in historisch gewachsenen Excel-Tabellen gepflegt wurden.
Es bestanden berechtigte Bedenken, dass die Aufbereitung dieser Datenmengen das Team im Tagesgeschäft massiv blockieren würde. Ohne eine saubere Strukturierung der WEG-Daten wäre der Start in Scalara holprig verlaufen.
Die Lösung: Automatisierte Daten-Aufbereitung
Statt wertvolle Zeit in mühsame Datenpflege zu investieren, haben wir den Migrationsprozess technologisch unterstützt. Ein maßgeschneiderter n8n-Workflow fungierte als intelligentes Werkzeug, um die Daten vorzubereiten:
Bereinigung der Stammdaten: Namen, Adressformate und Erreichbarkeiten der Eigentümer wurden automatisiert vereinheitlicht.
Precision Mapping: Die Übertragung der gewachsenen Tabellenstrukturen in das exakte Schema des neuen Systems.
Validierungslauf: Eine Prüfung auf Vollständigkeit, um Fehler beim eigentlichen Import zu vermeiden.
Das Ergebnis: Ein sauberer Übergang
Die praktische Hürde der Datenaufbereitung wurde durch die Automatisierung gelöst. So blieb der Fokus des Teams auf der eigentlichen Verwaltung, während die Datenbasis für den Neustart vorbereitet wurde.
Hohe Datenintegrität: Die Stammdaten wurden zuverlässig in die neue Struktur übertragen.
Entlastung für das Team: Nur ein Minimum an manueller Nacharbeit war notwendig.
Sicherer Start: Ein solides Fundament für die tägliche Arbeit mit dem neuen System
„Die Datenmigration war für uns schon ein ziemlicher Brocken, sowohl im Kopf als auch in der Umsetzung. Durch die Automatisierung haben wir dieses Hindernis aber gut aus dem Weg geräumt – das hat uns den Rücken freigehalten für den eigentlichen Wechsel auf ein modernes System.“
Foto von Edwin Dingjan auf Unsplash