Vorschlag zur Automatisierung der Mietvertragsverarbeitung | stephan-redlich.de
Vorschlag
Automatisierung der Mietvertragsverarbeitung
KI-gestützte Unterstützung bei der Dateneingabe in Immoware24 — ohne Schnittstelle, ohne IT-Projekt, DSGVO-konform.
Erstellt vonStephan Redlich
DatumMärz 2026
VersionZur Erstbesprechung
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Ausgangslage
Neue Mietverträge werden derzeit manuell in Immoware24 erfasst. Dieser Prozess umfasst mehrere Schritte — vom Scannen über das inhaltliche Prüfen bis zum Eintippen der Stammdaten — und bindet täglich Arbeitszeit.
Technische Rahmenbedingung: Immoware24 bietet keine öffentliche Schnittstelle (API) für das automatische Befüllen von Mietvertragsstammdaten. Immoware24-Support, März 2026: „Daten aus einem Mietvertrag heraus können nicht automatisch in Stammdaten eingetragen werden."
Der vorgeschlagene Ansatz arbeitet daher als halbautomatischer Workaround: Die KI übernimmt das Auslesen und Strukturieren — der Mitarbeiter prüft und überträgt die Felder per Kopieren-Button.
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Zeitvergleich
Tragen Sie ein wie viele Minuten Sie heute pro Mietvertrag benötigen — der Vergleich aktualisiert sich automatisch.
Ihr Aufwand heute
Wie viele Minuten benötigen Sie pro Mietvertrag?
Berücksichtigen Sie alle Schritte — z.B. Dokument scannen, Vertrag inhaltlich prüfen, Daten eintippen, Ablage, Korrekturen.
Minuten
Heute
37
Min.
→
Mit KI
12
Min.
Ersparnis pro Mietvertrag25 Minuten
Zur KI-Schätzung (12 Min.): Scannen bleibt gleich. Prüfen reduziert sich auf unsichere Felder. Eintippen wird zu Kopieren per Button. Ablage und Korrekturen entfallen. Die tatsächliche Zeit sollte in den ersten Wochen gemessen werden.
Ihr Wert im Jahr
Verträge pro Monat
Stück
Interner Stundensatz
Brutto inkl. Nebenkosten
€/Std.
Ersparnis pro Monat
—
—
Ersparnis pro Jahr
—
—
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Ablauf
1
📄
PDF hochladen
Mitarbeiter öffnet einen Link im Browser und lädt den Mietvertrag als PDF hoch — von jedem Gerät, auch aus dem Homeoffice.
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🤖
KI extrahiert Stammdaten
Das KI-Modell liest alle relevanten Felder aus: Mieter, Mietobjekt, Mietbeginn, Miethöhe, Nebenkosten, Kaution. Ergebnis ist ein strukturiertes Formular.
3
✅
Mitarbeiter prüft
Felder mit niedriger Konfidenz sind gelb markiert. Der Mitarbeiter schlägt nur diese Felder im Original nach — statt den gesamten Vertrag zu lesen.
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📋
Felder kopieren
Jedes Feld hat einen Kopieren-Button. Der Mitarbeiter überträgt die Werte einzeln in Immoware24.
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🗂️
Bestätigen & Log
Nach der Übertragung bestätigt der Mitarbeiter den Abschluss. Das System erstellt automatisch einen Log-Eintrag mit Timestamp und Bearbeiter.
4
Betriebsmodelle & Kosten
Die genutzten KI-Komponenten sind Open Source. Laufende Kosten hängen vom gewählten Betriebsmodell ab. Projektkosten werden separat besprochen.
Option A — Lokal
Vorhandener Rechner oder eigener Server
KI-Software (Open Source)0 €
Workflow-Software (Self-hosted)0 €
Gesamt / Monat0 €
Option B — Server in Deutschland
Falls kein geeigneter lokaler Rechner vorhanden
KI-Software (Open Source)0 €
Server (deutsches Rechenzentrum)~15 €
Workflow-Software (Cloud)ab 20 €
Gesamt / Monatab 35 €
Option B bietet sich auch an wenn Sie einen Server in Deutschland bereits für andere Zwecke nutzen oder planen — z.B. Dateiablage, Backup oder weitere Automatisierungen.
Systemvoraussetzungen für Option A (lokale Installation)
Anforderung
MindestEmpfohlen
Arbeitsspeicher (RAM)
8 GB16 GB
Freier Speicherplatz
10 GB20 GB
Betriebssystem
Windows 10Windows 11
Verfügbarkeit
Rechner läuft während der Arbeitszeit
Die Einrichtung der Software erfordert grundlegende IT-Kenntnisse und kann von einem IT-Dienstleister oder remote durchgeführt werden — Aufwand ca. 1–2 Stunden.
Selbst-Check — welche Option passt zu Ihnen?
Beantworten Sie vier Fragen für eine erste Einschätzung.
Haben Sie einen IT-Dienstleister?
Haben Sie einen eigenen Server oder NAS im Büro, der dauerhaft läuft?
z.B. Windows-Server, NAS-Gerät (Synology, QNAP) oder dauerhaft laufender PC
Arbeitsspeicher (RAM) des Rechners bzw. Servers
Zu finden unter: Windows-Taste → Systeminformationen → Installierter RAM
GB
Freier Speicherplatz
Zu finden unter: Windows-Taste → Dieser PC → Laufwerk C
GB frei
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Datenschutz & DSGVO
🔒
Datenverarbeitung vollständig lokal
Das KI-Modell läuft lokal oder auf einem deutschen Server — kein Mietername, keine Adresse, keine Vertragsdaten verlassen die eigene Infrastruktur. Kein US-Cloud-Dienst, kein Drittlandtransfer. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen Ihrem Unternehmen und Stephan Redlich wird vor Projektstart abgeschlossen.
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Demo
Simulation des Ablaufs
Die folgende Demo zeigt den Prozess anhand eines Beispiel-Mietvertrags. Keine echten Daten werden übertragen.
📄
Mietvertrag_Mueller.pdf
Beispiel-Mietvertrag
✓ Datei bereit
Simulation — keine echten Daten
🤖
KI liest den Mietvertrag
Felder werden erkannt und strukturiert
Analyse läuft...
Extrahierte Stammdaten
Prüfen → Kopieren → in Immoware24 eintragen
www.stephan-redlich.de
Datei: Mietvertrag_Mueller.pdf
MieterKI-extrahiert
MietobjektKI-extrahiert
VertragsdatenBitte prüfen
Gelb markierte Felder bitte im Original nachschlagen — KI war hier unsicher.
Felder prüfen → in Immoware24 eintragen → bestätigen
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Nächste Schritte
Bei Fragen zu diesem Vorschlag oder Interesse an einem persönlichen Gespräch stehe ich gerne zur Verfügung.